Todoistで項目数が多い中で、やることを絞り込んで運用するには?

 これからTodoistを続けて利用できるかどうかの正念場がやってきた。

 つまり、項目数がやたら多くなって、今進めているものはどれかというのがわからなくなってきたんである。

 

調子こいてたらいろいろいっぱいになって来る

 

 他の人はどうあれ、私にはよくある光景なのだが、Todoツールを使ってて、いたく気に入っていると、なんでもかんでも入れてしまう癖がある。それこそ、実際のやることもそうだし、気になるURL、テンプレート、果てはGTDの収集用のトリガーリストもTodoistにつっこんである有様だ。

 

 ここらへんで、だいたい次のタスクツールを探しに行こうと考えるようになる。

 何せ、収集がつかない。それに対する解決策も湧かない。

 と言うのが今までだったんだけど、Todoistはもうちょっと踏ん張っていけそうである。

 

できれば使い続けたいTodoist

 URLとか突っ込んだらデフォルトで期限が今日についてるのなんで、とか、検索の対象がタスクオンリーでプロジェクトレベルを検索対象にできないのなんで、とか、詳細プロパティ作ろうよー!、とか、こまごました不満はあるが、概ね満足しているTodoist。

 これ以上満足できるツールに会えるとも思えないだけに、なんとか踏みとどまりたいと私は思っている。

 それで、この、非常にいっぱいすぎて結局絞り込んでどれやるつもりだったのを絞りこむための、Todoistの運用方法を考えている途中である。ひとまず、とっかかりとしていけそうな感じができたので、中間報告としてまとめておく。

 

(1)Todoistを使い続けるためのGTDの実装方法

 本家のGTDのフォーラムだと、Todoistを各プロジェクトをそのままプロジェクトリスト、NextActionリストとし、Todoistのタスクは、各リストの項目として利用するのをよく見かけた。が、それは採用しない。

 

タスク階層を利用して「プロジェクト」「アクション」

 私の方法は、これとは違って、タスクを「プロジェクト」「アクション」に割当て、親タスクを「プロジェクト」そこにひもづく子タスクをそのプロジェクトの「アクション」に割り当てることにした。

 理由は、そのプロジェクトのアクションの前後関係は、私には必要だからだ。

 

「プロジェクト」を明確化するためにラベル@Proj添付

 タスクの階層は、最大5階層まで出来るが、どの階層がプロジェクトかアクションかは分かりにくい。そのうえ、今はSomedayだけどそのうち稼動するつもりよ!とかいうタスクもまざっててわかりにくいので、稼働中のプロジェクトにのみ「@Proj」というラベルをつけることにした。

 これにより、フィルターでプロジェクトリストが作れるのが最大のメリットである。ついでにプロジェクトの締切日を設定できるメリットも出てくる。

 

ラベルは他に@NextAction、@waitForを利用

 ラベルといえば、@Proj以外に使っているのは@NextAction、@waitFor。

 資料的にURLなどもがんがんTodoistに入れるため、明確化がやっぱり必要になってきたため、これらのラベルの運用が追加された。

 

 @NextActionは、そのプロジェクトで次に手をつけるべきアクション項目を示す。毎回追加してつけてく。

 @waitForは、待ち状態で、作業者が自分でないことを示す。

 

Todoistのプロジェクトは、分類扱いに

 というわけで、Todoistのプロジェクトは、現状は分類として利用中。尚、仕事用は「仕事」として他のプロジェクトと個別化を図っている。コレ重要。

 TodoistのプロジェクトをGTDのプロジェクトとして割り当てることもあったが、フィルタ検索できない、〆切り日付できない、ついでに言えば、タスクからプロジェクトへの変換ができず作成タイミングの手順がいまいち、ということもあって今は断念している。

 

(2)Todoistを使い続けるためのTodoistのフィルタ設定

 がらくたは一杯あれど前に進むためには、GTDでいうところの「プロジェクト」リスト、「NextAction」リスト、そして「Calendar」リスト、この3つがありさえすればよい。

 

 なので、この3つを仕事関連の項目で抽出するためのフィルターを作成した。

 

@Proj&##仕事,(@NextAction|@waitFor)&##仕事,(期限切れ | 今日)&##仕事,7日間&##仕事

 

 Todoistのフィルターは、全く違うフィルターを並べて表示することが可能である。上記のフィルタスクリプトは、実際は以下の4つのフィルタが実行される。

 

  • @Proj&##仕事
  • (@NextAction|@waitFor)&##仕事
  • (期限切れ | 今日)&##仕事
  • 7日間&##仕事

 

 「&##仕事」というのは「仕事」プロジェクト全配下のみ対象、という意味合いで、これで仕事関連のタスクのみの絞込みが可能になる。ここで、先程のTodoistのプロジェクトで、「仕事」を作ったのが効いてくるんである。

 

 それぞれのフィルタは以下の役割を持つ。

  • @Proj&##仕事 - 「プロジェクト」リスト
     「仕事」配下で、@Projのラベルのついているもの
  • (@NextAction|@waitFor)&##仕事 - 「NextAction/WaitFor」リスト
     「仕事」配下で、@NextActionもしくは@waitForのラベルのついているもの
  • (期限切れ | 今日)&##仕事 - 「Calendar」リスト(やばい系)
      「仕事」配下で、日付が今日、もしくは期限切れのもの
  • 7日間&##仕事 - 「Calendar」リスト(未来系)
      「仕事」配下で、日付が向こう7日間のもの

 

  このフィルターを見さえすれば、最低限のリストの情報がわかるようになっている。何より、1ページで全て見通すことができるのは大きい。

 

 今回は、コントロールがきかない無力感もそんなにないし、ものが雑多なリストの中でも、うまく生き長らえるんじゃないかと期待している。

 

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